Tietosuoja

Rekisterinpitäjä

Tilitoimisto tai yritys, joka käyttää Provalia, on oman kirjanpito- ja palkka-aineistonsa rekisterinpitäjä. Proval (Neograntin ylläpitämä) toimii henkilötietojen käsittelijänä.

Mihin tietoa käytetään

• Kirjanpito, arvonlisävero, tuloverotus ja palkanlaskenta – palvelun ydintoiminnot.
• Avustaja – tekoälyavustaja, joka vastaa kirjanpito- ja lakikysymyksiin ja ehdottaa (ei koskaan viimeistele) toimia aineistoosi. Käsittelyperuste: oikeutettu etu (6 art. 1 f) – aktiivisesti käynnistämäsi päätöksentekoa tukevan työkalun ylläpito ja kehittäminen, tasapainotettuna jokaisen lopullisen toimen ihmisvahvistuksella.
• Agentin toiminnan seuranta (telemetria): Avustajan laadun ja virheiden seuranta. Käsittelyperuste: oikeutettu etu (6 art. 1 f).
• Mallien hienosäätöaineiston keräys: vain yrityksille, jotka ovat siihen erikseen suostuneet. Käsittelyperuste: suostumus (6 art. 1 a). Yrityksen suostumus ei kata työntekijän tunnistavaa sisältöä – työntekijä ei ole itse antanut suostumustaan, joten palkka-ajoihin liittyvät keskustelut ja työntekijöiden nimet jätetään aineistosta pois tai peitetään.
• Toimittajatietojen yhdistely asiakkaiden kesken: kun vähintään kolme muuta asiakasta on vahvistanut saman toimittajan samalle tilille, tämä yhteenveto voidaan näyttää vihjeenä uudelle asiakkaalle ("Sama toimittaja → tili X, N muulla asiakkaalla"). Toimittajan nimi voi toiminimiyrittäjän kohdalla olla henkilötieto. Käsittelyperuste: oikeutettu etu (6 art. 1 f) – vihje nopeuttaa kirjanpitoa kaikkien asiakkaiden hyväksi, eikä yksittäisen asiakkaan tositteita, summia tai henkilöllisyyttä koskaan näytetä toiselle asiakkaalle; vain koottu, vähintään kolmen asiakkaan yhteinen tieto.

Käsittelijät (alihankkijat)

Käsittelijä	Rooli	Mitä se saa
OpenRouter	Kielimallien reititys	Avustajalle esitetyn kysymyksen teksti (voi sisältää kirjanpidon lukuja, toimittajien nimiä ja – jos kirjoitat ne – työntekijöiden nimiä/summia) sekä mallin tarvitsemat työkalukutsujen tulokset.
DeepSeek	Kielimallin tarjoaja	Sama kuin yllä, OpenRouterin kautta.
Resend	Sähköpostin lähetys	Sähköpostiosoite, kertakäyttöiset kirjautumiskoodit ja palkkalaskelmat (kun lähetät ne itse).

Kolmansiin maihin siirto: DeepSeekin käsittely voi tapahtua ETA-alueen ulkopuolella – ks. OpenRouterin ja DeepSeekin omat tietosuojaehdot voimassa olevasta siirtomekanismista. Kumpikaan ei käytä tätä liikennettä omien malliensa kouluttamiseen nykyisen määrityksemme mukaan.

Säilytysajat

Tieto	Säilytysaika	Peruste
Kirjanpitoaineisto (tositteet, kirjaukset, tilinpäätökset)	6–10 vuotta	Kirjanpitolaki 2:10 § – ei riipu alla olevista
Istuntotunnisteet	30 vrk / 7 vrk käyttämättömänä	Tietoturva – siivotaan yöllä
Agentin telemetria (ei suostumusta)	180 vrk (oletus)	Toiminnallinen lokitieto – ei kirjanpitoaineistoa
Agentin telemetria (suostumus annettu)	Säilyy suostumuksen ajan	Suostumus (6 art. 1 a)
Hienosäätöaineisto	Säilyy suostumuksen ajan	Suostumus (6 art. 1 a)
Tapahtumaloki (audit_events)	7 vuotta tapahtumasta	Kirjanpitolaki 2:10 § kirjausketju – siivotaan yöllä

Oikeutesi

Rekisteröitynä (esim. työntekijänä tai yrityksen edustajana) sinulla on oikeus tarkastaa, oikaista, poistaa tai rajoittaa tietojasi, siirtää ne toiseen järjestelmään sekä vastustaa käsittelyä. Ota yhteyttä rekisterinpitäjään (tilitoimistoosi tai yritykseesi, joka käyttää Provalia) – se koordinoi tarvittaessa Neograntin kanssa käsittelijänä.